Quando i sistemi informatici si fermano, la prima reazione è quasi sempre la stessa: “speriamo si risolva in fretta”. Raramente, in quel momento, qualcuno si ferma a calcolare quanto sta effettivamente costando ogni ora di fermo. Eppure è proprio questo calcolo, fatto a mente fredda e non nel mezzo di un’emergenza, che permette di capire quanto investire in prevenzione, monitoraggio e disaster recovery abbia senso per la propria azienda.
Le voci di costo dirette e indirette del downtime
Il costo di un fermo informatico si divide in due categorie, e la seconda è spesso più pesante della prima, anche se meno visibile in bilancio.
Costi diretti:
- mancata produzione o mancate vendite (un e-commerce fermo, una linea produttiva che dipende dal gestionale, un negozio che non riesce a battere scontrino);
- personale pagato ma non produttivo, perché non può lavorare senza i sistemi;
- eventuali penali contrattuali verso clienti per ritardi nelle consegne o nei servizi;
- straordinari del personale IT (interno o esterno) necessari per il ripristino.
Costi indiretti, spesso più difficili da quantificare ma non meno reali:
- danno reputazionale verso clienti che si trovano di fronte a un servizio non disponibile o a ritardi;
- perdita di clienti che, in un mercato competitivo, scelgono un fornitore alternativo più affidabile;
- tempo del management dedicato a gestire l’emergenza invece che il business;
- effetto a catena su fornitori e partner che dipendono dai tempi dell’azienda.
Molte PMI, quando stimano il costo di un fermo IT, si fermano ai costi diretti più evidenti. È qui che nasce la sottostima sistematica di cui parliamo più avanti.
Una formula semplice per stimare il proprio costo orario di downtime
Non serve un modello finanziario complesso per farsi un’idea realistica. Una stima di base, utile come punto di partenza, può essere costruita così:
Costo orario stimato del downtime ≈ (fatturato medio orario che dipende dai sistemi fermi) + (costo del personale non produttivo per l’ora) + (una stima prudente dei costi indiretti, ad esempio come percentuale dei primi due)
In pratica:
- Calcola il fatturato medio che la tua azienda genera in un’ora lavorativa (fatturato annuo diviso per le ore lavorative annue), e stima quale percentuale di quel fatturato dipende dai sistemi informatici che si sono fermati.
- Somma il costo orario del personale che, senza quei sistemi, non può lavorare in modo produttivo.
- Aggiungi una stima prudente per i costi indiretti (danno reputazionale, clienti persi), che varia molto in base al settore e al tipo di cliente servito, e che per questo motivo va valutata caso per caso piuttosto che con una percentuale standard valida per tutti.
Il risultato non sarà una cifra perfetta, ma darà un ordine di grandezza concreto: quanto costa, davvero, un’ora di fermo per la tua azienda specifica — non per un’azienda media generica.
Perché le PMI sottostimano sistematicamente questo costo
Le grandi aziende, spesso per obblighi di reporting interno o assicurativo, hanno già una stima documentata del costo del proprio downtime. Le PMI, nella maggior parte dei casi, no — e questo porta a tre errori tipici:
- Si guarda solo al costo diretto immediato, ignorando il tempo del management e l’effetto sui clienti nelle settimane successive.
- Si considera il downtime come un evento raro, sottovalutando che anche fermi brevi ma ripetuti (mezz’ora qui, un’ora là) si sommano nel corso dell’anno.
- Manca un punto di riferimento: senza aver mai fatto il calcolo descritto sopra, è facile pensare “in fondo non è successo niente di grave” anche dopo un fermo che, se quantificato, avrebbe un costo tutt’altro che trascurabile.
Il risultato è che molte PMI investono in continuità operativa solo dopo aver già subito un fermo prolungato e costoso — quando sarebbe stato più conveniente farlo prima.
Come investire in continuità operativa si ripaga nel tempo
Il ragionamento economico, una volta fatta la stima del costo orario del proprio downtime, diventa piuttosto semplice: il costo di un servizio di monitoraggio proattivo, di un backup ben strutturato e di un piano di disaster recovery va confrontato non con “quanto costa oggi”, ma con “quanto costerebbe un fermo prolungato senza queste misure”. In molti casi, il confronto tra le due cifre chiarisce da solo perché investire in prevenzione sia una scelta economicamente sensata, oltre che operativamente prudente.
Il ruolo del monitoraggio proattivo e del disaster recovery
Due leve riducono direttamente il tempo (e quindi il costo) di un fermo IT:
- Il monitoraggio proattivo dei sistemi permette di individuare segnali di anomalia (un disco che si sta riempiendo, un server che rallenta, un servizio che dà errori intermittenti) prima che diventino un fermo vero e proprio, intervenendo quando il problema è ancora gestibile.
- Un piano di disaster recovery testato riduce il tempo di ripristino quando il fermo, nonostante tutto, si verifica comunque — perché ruoli, priorità e procedure sono già definiti (per approfondire come si costruisce, vedi l’articolo dedicato al piano di disaster recovery).
Conclusione
Calcolare il costo reale del proprio downtime è il primo passo per decidere quanto investire, con criterio, nella continuità operativa della propria azienda. StartApp affianca le PMI con le soluzioni StartIT pensate per ridurre la probabilità e la durata dei fermi informatici, a partire da un’analisi concreta della situazione attuale. Contatta il team StartApp per una valutazione della continuità operativa della tua infrastruttura IT.
Domande frequenti
Quanto tempo può durare in media un fermo IT senza un piano di disaster recovery?
Non esiste una durata “media” valida per tutte le aziende, perché dipende dalla complessità dei sistemi coinvolti, dalla disponibilità di backup funzionanti e dalla rapidità con cui si riesce a reperire hardware o competenze per il ripristino. In assenza di un piano scritto e testato, però, è comune che il ripristino di un sistema critico richieda da alcune ore a diversi giorni lavorativi, semplicemente perché le decisioni (cosa ripristinare, come, con quali priorità) vengono prese “a caldo” durante l’emergenza invece che essere già definite in anticipo.
Come si stima il costo del downtime per una piccola azienda?
Il modo più semplice è partire dal fatturato medio orario generato dall’azienda, stimare quale percentuale dipende dai sistemi informatici, e sommarci il costo del personale che resterebbe non produttivo durante il fermo. A questo si aggiunge una valutazione, anche qualitativa, dei costi indiretti come il rischio di perdere clienti o il danno d’immagine, che variano molto in base al settore. Non serve una cifra esatta al centesimo: l’obiettivo è ottenere un ordine di grandezza realistico su cui basare le proprie decisioni di investimento in continuità operativa.