Da Outlook a Webtop Addio alla caos mail
Centro Logistico Integrato
Il cliente
Centro Logistico Integrato è una società specializzata nella logistica e nelle spedizioni nazionali ed internazionali, cliente di Startapp da più di 6 anni. Lavorando nel settore dei trasporti, l’uso massivo della comunicazione via email è all’ordine del giorno, infatti uno dei vanti dell’azienda è quello di rispondere sempre entro 24h ad una richiesta di preventivo. Per riuscire a mantenere questa promessa, migliorando la qualità dei servizi offerti, il cliente ha deciso di risolvere definitivamente tutti i problemi relativi alla posta elettronica
Il problema
Caselle configurate in POP3 su 5 pc aziendali
Email inviate, salvate in locale
Nessun backupconfigurato
Rischio di perdere irrimediabilmente tutte le email
Archivi pesanti e dati in pericolo
Il cliente utilizzava Outlook in locale su ogni computer, con cui gestiva posta elettronica, rubrica e calendari. Questo comportava a contatti, appuntamenti ed email non sincronizzati sulle varie macchine presenti in azienda e alla creazione di archivi enormi che occupavano molto spazio sui computer. Si veniva a creare spesso la necessita di ampliare lo spazio di archiviazione dei singoli PC, aumentando il rischio di perdita dati, dal momento che il cliente non disponeva di una soluzione backup delle email.
Il processo
Attivazione server di posta in cloud con Nethservice
Migrazione di 400 GB di posta elettronica
Rimozione di email duplicate
Attivazione rubrica centralizzataTransformazione completa della gestione email aziendale
Il processo di migrazione della posta aziendale si prospettava come una sfida vista la grande quantità di dati da trasferire (circa 400GB di posta), tuttavia, volevamo che il nostro cliente potesse continuare a utilizzare le sue email senza alcuna interruzione durante il processo. Per questo motivo abbiamo subito attivato e configurato la piattaforma Webtop con le email aziendali del cliente e programmato durante la notte, il trasferimento dei vecchi archivi nel nuovo sistema di posta. Grazie ad uno script personalizzato, siamo riusciti ad eliminare tutte le email duplicate durante il processo di migrazione.
Un server di posta in cloud è stato la scelta ideale per il cliente, vista la grande mole di email che riceve ogni giorno. Con un server dedicato, tutti i dati delle email sono protetti e sicuri da un backup giornaliero che evita ogni rischio di perdita di informazioni importanti, inoltre, utilizzando un server in cloud il cliente può ricevere le sue email da entrambe le sedi aziendali, indipendentemente dalla qualità della connessione.
Insieme alla gestione email è stato attivato anche un servizio di rubrica centralizzata, collegata perfettamente con il centralino telefonico, creando un sistema di comunicazione integrato che rende il lavoro più semplice e produttivo.
Il risultato
Gestione e configurazione semplificata
Backup periodico delle caselle email
Attivazione e disattivazione semplice degli indirizzi mail condivisi 
Attivata firma di dominio
La fine del caos mail
La soluzione proposta per il cliente ha permesso una gestione più efficiente e coerente della comunicazione aziendale. Una breve formazione iniziale per i dipendenti, ha permesso loro di acquisire familiarità con le nuove funzioni e l’utilizzo di Webtop è diventato più intuitivo ed affidabile rispetto al sistema precedente. La transizione è stata completamente indolore per il cliente, che ha trovato tutto il vecchio archivio email e ha potuto sfruttare la rubrica centralizzata per gestire i destinatari, che ora corrispondono perfettamente a quelli presenti nel centralino telefonico aziendale. Il cliente può finalmente gestire in maniera facile la propria posta elettronica e mantenere una comunicazione fluida e coerente con i propri collaboratori e fornitori.
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