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Da Outlook a Webtop Addio alla caos mail

Centro Logistico Integrato

Il cliente

Centro Logistico Integrato è una società specializzata nella logistica e nelle spedizioni nazionali ed internazionali, cliente di Startapp da più di 6 anni. Lavorando nel settore dei trasporti, l’uso massivo della comunicazione via email è all’ordine del giorno, infatti uno dei vanti dell’azienda è quello di rispondere sempre entro 24h ad una richiesta di preventivo. Per riuscire a mantenere questa promessa, migliorando la qualità dei servizi offerti, il cliente ha deciso di risolvere definitivamente tutti i problemi relativi alla posta elettronica

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Il problema

Il problema

Caselle configurate in POP3 su 5 pc aziendali Caselle configurate in POP3 su 5 pc aziendali
Email inviate, <br>salvate in locale Email inviate,
salvate in locale
Nessun backup<br> configurato Nessun backup
configurato
Rischio di perdere irrimediabilmente tutte le email Rischio di perdere irrimediabilmente tutte le email
“Prima dell’ intervento di Startapp, gestivamo la posta a 360 gradi direttamente sui pc, questo ci creava grossi problemi di spazio di memorizzazione e di condivisione dati aziendali specialmente nella nostra seconda sede.”
“Prima dell’ intervento di Startapp, gestivamo la posta a 360 gradi direttamente sui pc, questo ci creava grossi problemi di spazio di memorizzazione e di condivisione dati aziendali specialmente nella nostra seconda sede.”

Archivi pesanti e dati in pericolo

Il cliente utilizzava Outlook in locale su ogni computer, con cui gestiva posta elettronica, rubrica e calendari. Questo comportava a contatti, appuntamenti ed email non sincronizzati sulle varie macchine presenti in azienda e alla creazione di archivi enormi che occupavano molto spazio sui computer. Si veniva a creare spesso la necessita di ampliare lo spazio di archiviazione dei singoli PC, aumentando il rischio di perdita dati, dal momento che il cliente non disponeva di una soluzione backup delle email.
L’installazione di un sistema groupware è diventato uno step necessario per migliorare la qualità del servizio offerto dal cliente, nello specifico l’installazione di un sistema di condivisione email, contatti e calendari tra due sedi. Abbiamo trovato nella piattaforma di Webtop la soluzione ideale alle necessità di Centro Logistico Integrato e abbiamo proceduto così all’installazione.
Il processo

Il processo

Attivazione server di posta in cloud con Nethservice Attivazione server di posta in cloud con Nethservice
Migrazione di 400 GB di posta elettronica Migrazione di 400 GB di posta elettronica
Rimozione di email <br>duplicate Rimozione di email
duplicate
Attivazione rubrica centralizzata Attivazione rubrica centralizzata

Transformazione completa della gestione email aziendale

Il processo di migrazione della posta aziendale si prospettava come una sfida vista la grande quantità di dati da trasferire (circa 400GB di posta), tuttavia, volevamo che il nostro cliente potesse continuare a utilizzare le sue email senza alcuna interruzione durante il processo. Per questo motivo abbiamo subito attivato e configurato la piattaforma Webtop con le email aziendali del cliente e programmato durante la notte, il trasferimento dei vecchi archivi nel nuovo sistema di posta. Grazie ad uno script personalizzato, siamo riusciti ad eliminare tutte le email duplicate durante il processo di migrazione.

Un server di posta in cloud è stato la scelta ideale per il cliente, vista la grande mole di email che riceve ogni giorno. Con un server dedicato, tutti i dati delle email sono protetti e sicuri da un backup giornaliero che evita ogni rischio di perdita di informazioni importanti, inoltre, utilizzando un server in cloud il cliente può ricevere le sue email da entrambe le sedi aziendali, indipendentemente dalla qualità della connessione.
Insieme alla gestione email è stato attivato anche un servizio di rubrica centralizzata, collegata perfettamente con il centralino telefonico, creando un sistema di comunicazione integrato che rende il lavoro più semplice e produttivo.

“Siamo stati subito in grado di utilizzare il nuovo sistema di gestione condivisa mentre veniva effettuato il lavoro dal team di Startapp, grazie a questo l’attività aziendale non ha subito nessun rallentamento.”
“Siamo stati subito in grado di utilizzare il nuovo sistema di gestione condivisa mentre veniva effettuato il lavoro dal team di Startapp, grazie a questo l’attività aziendale non ha subito nessun rallentamento.”
Il risultato

Il risultato

Gestione e configurazione semplificata Gestione e configurazione semplificata
Backup periodico delle caselle email Backup periodico delle caselle email
Attivazione e disattivazione semplice degli indirizzi mail condivisi Attivazione e disattivazione semplice degli indirizzi mail condivisi
Attivata firma di <br>dominio Attivata firma di
dominio
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La fine del caos mail

La soluzione proposta per il cliente ha permesso una gestione più efficiente e coerente della comunicazione aziendale. Una breve formazione iniziale per i dipendenti, ha permesso loro di acquisire familiarità con le nuove funzioni e l’utilizzo di Webtop è diventato più intuitivo ed affidabile rispetto al sistema precedente. La transizione è stata completamente indolore per il cliente, che ha trovato tutto il vecchio archivio email e ha potuto sfruttare la rubrica centralizzata per gestire i destinatari, che ora corrispondono perfettamente a quelli presenti nel centralino telefonico aziendale. Il cliente può finalmente gestire in maniera facile la propria posta elettronica e mantenere una comunicazione fluida e coerente con i propri collaboratori e fornitori.
Interfaccia di Webtop
Interfaccia di Webtop

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